Cómo hacer inventario en una tienda de cosmética (y por qué contar a ciegas)

Para qué sirve de verdad un inventario

Cada día la cifra de stock se aleja un poco de la estantería. Una venta se cobra con el tono equivocado. Se abre un tester y nadie lo apunta. Llega una caja con un tarro roto. Un pedido se cuenta con prisas. De vez en cuando algo sale por la puerta sin pagar. Nada de eso se ve hasta que alguien cuenta.

En una tienda de cosmética se nota más que en casi ninguna. Llevas muchos artículos pequeños y parecidos: el mismo sérum en dos tamaños, una base en catorce tonos, barras de labios que se distinguen por una cifra del código de barras. Es fácil confundirlos en la caja y fácil llevárselos en el bolsillo. Un recuento que falla por unas pocas unidades en decenas de referencias acaba siendo dinero de verdad, y clientas a las que se les dice «lo tenemos» cuando no es así.

Así que el inventario tiene dos trabajos. El primero, corregir las cifras, para que los pedidos, los avisos de stock bajo y el valor de tu stock vuelvan a ser ciertos. El segundo, aprender: qué productos faltan una y otra vez, en qué tienda y por qué. El primero queda hecho el día que cuentas. El segundo solo funciona si cuentas siempre igual y guardas los resultados.

Cuándo contar

Hay dos ritmos, y una tienda suele necesitar los dos. El inventario completo cubre todos los productos de la tienda a la vez; pide la tienda cerrada o una mañana larga y tranquila, así que se hace pocas veces al año. El recuento por zonas cubre una zona cada vez, una estantería o una marca, más o menos cada semana, hasta dar la vuelta a toda la tienda. Los recuentos por zonas pillan los problemas cuando aún son pequeños y cuando todavía se recuerda qué pasó.

Sea cual sea el ritmo, cuenta cuando no se mueva nada. Cada venta que se haga mientras cuentas cambia la cifra con la que se comparará tu recuento. Antes de abrir, después de cerrar o una zona tranquila mientras el resto de la tienda vende: todo vale. Un sábado por la tarde lleno de gente, no.

Cuenta los productos caros y los que más se venden más a menudo que el resto. Una loción corporal que se vende poco puede esperar al inventario completo; un sérum de gama alta que sale cada día, y que cabe en un bolsillo, merece un vistazo cada semana.

Prepara la tienda antes

Una diferencia en el inventario a menudo no es un robo, sino papeleo que nunca se hizo. Déjalo al día antes de empezar o pasarás la tarde persiguiendo fantasmas.

• Recibe cada pedido que haya llegado, para que el stock que trajo conste en el sistema.
• Registra cada traspaso desde o hacia otra tienda o el almacén.
• Registra los testers abiertos y el stock dañado que has apartado desde el último recuento.
• Aparta las devoluciones y lo que esté pendiente de recoger, y decide si cuenta o no.
• Ordena las estanterías para que cada producto esté en un solo sitio, los tonos juntos y el stock de reserva etiquetado.
• Divide la tienda en zonas que se puedan terminar de una vez y acordad quién cuenta cada una.

Decide también qué cuentas. Solo stock precintado y vendible: un tester abierto ya no es stock, y una caja dañada que no se puede vender debería estar dada de baja. Contarlos como stock solo esconde la pérdida una temporada más.

Por qué contar a ciegas

Contar a ciegas significa que quien cuenta no puede ver lo que espera el sistema. Apunta lo que hay en la estantería y solo después se compara.

Parece un detalle. Es lo esencial. Quien ve que el sistema espera seis tarros tiende, a menudo sin querer, a encontrar seis: deja de buscar cuando la cifra coincide, o da por hecho que el séptimo tarro es de otra referencia. Un recuento que coincide con el sistema porque el propio sistema lo ha guiado no dice nada, y entierra justo las diferencias que querías encontrar.

Contar a ciegas también quita presión a quien cuenta. Nadie compara su trabajo con una cifra que podría dejarle mal. Cuenta lo que ve; comparar es trabajo de otra persona, después y a la vista de todos.

Cómo contar, zona por zona

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   Empieza una zona y termínala antes de pasar a otra: la estantería de delante, el stock de reserva y cualquier cajón de esos productos, todo junto.

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   Sigue siempre el mismo orden, de arriba abajo y de izquierda a derecha, para no contar nada dos veces ni saltarte nada.

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   Cuenta por artículo exacto: el tono, el tamaño, el código de barras. Dos tonos de la misma barra de labios son dos referencias.

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   Cuenta unidades, no cajas. Una caja precintada de doce son doce, pero ábrela si no estás segura de que esté completa.

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   Deja la línea vacía si no la has contado. Escribe 0 solo cuando la estantería esté de verdad vacía: un hueco y un cero significan cosas muy distintas.

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   Apunta quién ha contado y qué estanterías, y entrega la zona antes de empezar la siguiente.

Si hay dos personas, que la segunda vuelva a contar cualquier línea que salga distinta, sin ver el primer recuento. Que dos recuentos a ciegas coincidan vale mucho más que un recuento comparado con el sistema.

En papel, una hoja limpia con una columna para lo contado, otra para los testers y otra para lo dañado mantiene las tres cosas separadas; nuestra hoja de inventario gratuita está hecha así, zona por zona.

Qué hacer con las diferencias

Cuando se envían los recuentos, cada línea tiene tres cifras: lo que esperaba el sistema, lo contado y la diferencia. Antes de aceptar nada, busca las explicaciones aburridas, porque suelen ser las buenas.

• Dos productos parecidos que fallan por la misma cantidad en sentido contrario: en la caja se vendió uno como si fuera el otro.
• Un producto al que le falta justo el número de testers que hay en la estantería: los testers nunca se registraron.
• Falta o sobra un pedido entero: el pedido o un traspaso no se registró, o se registró dos veces.
• Una diferencia grande en una sola línea: vuelve a contarla antes que nada.

Cuando las diferencias explicables estén explicadas y los segundos recuentos hechos, aplica el recuento para que la cifra de stock vuelva a coincidir con la estantería. Después guarda el resultado donde vayas a mirarlo la próxima vez. Un recuento muestra una diferencia; tres recuentos seguidos en los que falta el mismo producto, en la misma tienda, muestran un problema. Valora las diferencias a precio de coste, no al de venta: eso es lo que la tienda perdió de verdad.

Apunta también lo que cambiaste ese día. Una nota breve con quién contó, qué zonas y qué se explicó ahorra una discusión un mes después.

Cómo se hace en Zero POS

Registra los testers abiertos y el stock dañado antes de contar, con marcar tester o dañado, para que no salgan como que faltan. Para corregir una cifra entre recuentos, usa un ajuste de stock con su motivo. Todo el control de stock, de los traspasos a los pedidos, tiene su propia página.