Cómo hacer el cierre y averiguar por qué no cuadra la caja

Por qué cerrar la caja todos los días

Cerrar la caja compara dos versiones del mismo día: lo que la caja dice que se cobró y lo que hay de verdad en el cajón y en el datáfono. Si coinciden, sabes que las ventas del día son reales. Si no, quieres averiguarlo esa misma tarde, mientras todo el mundo recuerda a la clienta que pagó la mitad en efectivo o la devolución de antes de comer.

Si lo dejas una semana, el rastro se enfría. Una diferencia que aparece el viernes en la caja del martes es casi imposible de explicar, así que se da por perdida, y una costumbre que pierde dinero sigue escondida. Cada tienda debería cerrar su propio día, con su propio recuento, para que lo que falta en una nunca desaparezca entre lo cobrado en otra.

Antes de contar

Tres cosas deciden si el recuento puede cuadrar. Déjalas bien primero.

• Saca el fondo de caja. La caja solo espera lo cobrado hoy. Si cuentas el fondo, el efectivo sale con sobrante justo por el fondo; si olvidaste meterlo en el recuento de la mañana, sale con faltante por lo mismo.
• Ten a mano el total del día del datáfono. Los pagos con tarjeta también hay que comprobarlos, contra el datáfono y no de memoria.
• Debes saber lo que espera la caja de cada forma de pago. Solo cuenta el dinero cobrado de verdad hoy: de una reserva, la señal o el plazo pagado hoy, no el ticket entero, y una tarjeta regalo que se gasta es su propia forma de pago, no efectivo.

Cuenta en un sitio tranquilo, lejos del mostrador y, si puedes, con la puerta cerrada. Las interrupciones son la causa más común de un mal recuento.

Cómo cerrar la caja, paso a paso

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   Lee primero el informe del día: ventas, devoluciones, el total de cada vendedor y lo que la caja espera de cada forma de pago.

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   Saca el fondo y apártalo, contado, para mañana.

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   Cuenta los billetes por valor, después las monedas, y apunta cada total antes de sumarlos.

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   Compara el total del día del datáfono con lo que la caja espera en tarjeta.

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   Comprueba igual cualquier otra forma de pago, como las transferencias, frente a lo que ha llegado de verdad.

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   Compara forma por forma. Si todo coincide, cierra el día y guarda el resumen.

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   Si algo no cuadra, vuelve a contar esa forma de pago antes de hacer nada más.

Comparar forma por forma importa más que el total. Un cajón al que le faltan 20 en efectivo mientras a la tarjeta le sobran 20 no tiene ningún descuadre: una venta se registró con la forma de pago equivocada. El total no te habría dicho nada.

Si todavía cuentas en papel, nuestra hoja de cierre de caja gratuita tiene una línea para cada billete y moneda, el fondo y cada forma de pago, con sitio para dos firmas.

Que sobre también es un problema

Una caja a la que le sobra dinero parece una buena noticia. No lo es. El dinero que no esperabas es dinero mal registrado en algún sitio: un cambio que no se dio, una venta cobrada a otro precio, un pago cobrado dos veces o efectivo que es del fondo de mañana. Trata el sobrante igual que el faltante: averigua por qué y corrige el registro.

Las razones habituales de un descuadre

Repasa esta lista por orden. Va de lo más común y fácil de comprobar a lo menos.

• El fondo de caja. Contado dentro de la recaudación, sacado dos veces o distinto del que se anotó por la mañana.
• La forma de pago equivocada. Un pago con tarjeta cobrado como efectivo, o al revés: a una forma le falta y a otra le sobra lo mismo.
• Un pago dividido mal escrito. Una parte con tarjeta y otra en efectivo, con los importes cambiados o mal tecleados.
• Una devolución en efectivo que no se registró, o que se registró como devolución a tarjeta cuando el dinero salió del cajón.
• Efectivo sacado para la tienda: un pedido pagado en la puerta, productos de limpieza, el café del equipo. Gastado y nunca apuntado.
• Una venta sin cobrar en la caja, o cobrada dos veces: busca un ticket repetido justo después de otro.
• Una reserva: se esperaba el ticket entero en lugar de la señal que se pagó de verdad.
• Un cambio mal dado. Suelen ser importes pequeños, y a menudo en un día con cola.
• Un robo. Pasa, pero debería ser la última explicación, y solo después de descartar todo lo anterior.

Cómo encontrar la diferencia

Empieza por el tamaño del hueco. Un importe redondo, lo que vale un billete, apunta a un mal recuento o a un billete fuera de su sitio: vuelve a contar. Un importe que coincide con un ticket apunta a una venta con la forma de pago equivocada o cobrada dos veces: repasa las ventas del día de esa forma de pago y búscala. Dos diferencias iguales y de signo contrario en dos formas de pago casi siempre son una venta registrada en la que no era.

Después mira las devoluciones y todo lo que haya salido del cajón. Pregunta a quien trabajó ese día mientras está fresco, y pregunta abiertamente: se trata de encontrar el error, no un culpable.

Cuando lo encuentres, corrige el registro, no el recuento. Si una venta con tarjeta se cobró como efectivo, la venta pasa a tarjeta; si el efectivo se fue en un pedido, se registra como gasto. La cifra contada sigue siendo la que se contó de verdad. Un cierre que se hace cuadrar escribiendo las cifras esperadas es peor que no cerrar: le dice a todo el mundo que el día fue bien y esconde también el siguiente error.

Algunas diferencias no aparecerán. Apunta lo que se contó, lo que revisaste y lo que crees que pasó, y avisa a quien lleve la tienda. Diferencias pequeñas, raras y sin explicar son normales; la misma diferencia el mismo día de la semana, o en los turnos de la misma persona, es una tendencia que merece mirarse con calma.

Cómo se hace en Zero POS

Por la mañana, abre el día con el Fondo de caja, y el fondo queda fuera del recuento de la noche por diseño. La apertura, el cierre, el resumen y adónde va el dinero después están en la página de cierre de caja.