Caja frente a cobros: por qué no coinciden el cierre del día y los informes

Para cada forma de pago, el dinero que pasó ese día por la caja de esa tienda: lo que cobraron sus ventas, más las señales y los plazos de reservas cobrados ese día, menos el importe de sus devoluciones.

Lo previsto nunca incluye el Fondo de caja: lo cobrado se cuenta sin él, así que un día que nadie abrió se mide con las mismas cifras (Cierre de caja: cerrar el día en el TPV).

Una venta pagada con tarjeta regalo o con saldo a favor sale también en Tarjeta regalo o Saldo a favor, aunque en el cajón no haya dinero por ella. Esas casillas empiezan con ese importe: déjalas como están, o el cierre marcará Falta.

Total neto, arriba, son las ventas del día menos sus devoluciones, sin las reservas aún abiertas. Con el recuento activado, lo contado debe coincidir con las formas de pago, que sí incluyen ese dinero de las reservas.

Ventas suma las ventas validadas y las devoluciones por el día en que se hizo cada factura, en la tienda a la que pertenece. Una reserva cuenta el día en que se completa; una tarjeta regalo, cuando se vende y no cuando se gasta, salvo al agrupar o filtrar por Forma de pago, donde gastarla tiene su propia fila (El informe de ventas: ventas, devoluciones, IVA y margen).

Pagos reparte el dinero por forma de pago el día en que se cobró: la señal y cada plazo de una reserva el día en que se pagaron, aunque la reserva siga abierta.

Cierres de día guarda cada cierre tal como se registró: lo que esperaba la caja y lo que se contó en ese momento. Si el día se vuelve a abrir con Abrir día y se cierra otra vez, el nuevo cierre sustituye al anterior (Revisar los cierres de día: lo contado frente a lo esperado).

Reservas: el cierre y Pagos cuentan cada señal y cada plazo el día en que se cobra; Ventas no cuenta nada mientras la reserva sigue abierta, y después la cuenta entera el día en que se completa, así que completarla nunca sube un mes pasado (Vender con reserva: señal y pago a plazos).

Un plazo cuenta en la tienda donde se abrió la reserva, y una devolución en la tienda donde se hizo la venta, sea cual sea el mostrador que cobra o devuelve el dinero. Si se paga en otra tienda, un cajón sobra y el otro falta por el mismo importe: avisa a un encargado antes de cerrar ninguno de los dos (Cierre de caja: cerrar el día en el TPV).

Las devoluciones no los separan: el cierre y los informes cuentan cada devolución el día en que se hace, nunca en el día de la venta. Una devolución con tarjeta mayor que las ventas con tarjeta del día deja la forma de pago tarjeta por debajo de 0 en el cierre.

Después del cierre, una tienda que no exige abrir el día sigue vendiendo, y esas ventas no entran en ningún cierre: un día se cierra una sola vez. Donde sí lo exige, el TPV pide Abrir día de nuevo antes de la siguiente venta. Una factura aún puede anularse o corregirse (Editar una factura), y eso cambia Ventas y Pagos, pero no Cierres de día.

Tarjetas regalo: Ventas, por día, deja fuera lo que se paga con una tarjeta regalo, porque la tarjeta ya contó al venderse, mientras que el cierre lo muestra en Tarjeta regalo. El día que se gastan tarjetas regalo, las Ventas del cierre salen más altas que las del informe.

Con la contabilidad en modo Experto, ANÁLISIS › Informes compara, para cada forma de pago, lo que dicen las facturas con lo que llegó a su cuenta: Ventas brutas menos Devoluciones menos Comisiones da el Neto esperado, y el Neto contable es lo que recibió la cuenta (Cuentas de caja y bancos (Experto)).

El Descuadre es la diferencia entre los dos, y hay descuadres que son de esperar: las filas de tarjeta regalo y de saldo a favor nunca llegan a una cuenta, y una forma de pago sin cuenta en ANÁLISIS › Contabilidad › Formas de pago no apunta nada. Los pagos de una reserva cuentan el día en que se cobró cada uno, el mismo en que llegó a la cuenta.

Las cuentas no saben de qué tienda vino el dinero, así que acota con Regiones, no con Locales: con una sola tienda elegida, sus facturas se comparan con las cuentas de toda la región.

Una venta, una devolución o una reserva anulada en el mismo periodo no deja descuadre. Anulada en un mes posterior, deja un descuadre en los dos meses, en sentidos contrarios: el dinero se quedó donde estaba hasta que la anulación lo devolvió.